Klasifikasi & Punca Kuasa di Organisasi

Mei 27, 2008

(Seorang pembaca blog ini bertanyakan mengenai kuasa-kuasa yang terdapat di organisasi. Untuk itu, saya tulis secara ringkas dengan memberikannya dalam bentuk klasifikasi dan punca kuasa-kuasa tersebut)   

 

MENYENTUH mengenai kuasa, ianya sering dikaitkan dengan pengaruh kepimpinan seseorang pemimpin.  Ini adalah kerana kuasa boleh diterjemahkan sebagai pengaruh, dan kepimpinan pula melibatkan pemimpin menggunakan pengaruh ke atas pengikut.

 

Untuk berjaya dalam kepimpinan, pemimpin mestilah bijak menggunakan pengaruh tersebut. Pemimpin perlu menunjukkan bahawa dia mempunyai kuasa tertentu supaya berjaya menguasai kepercayaan pengikut terhadapnya. Seterusnya, pemimpin perlu berkebolehan dalam memotivasi pengikut untuk melaksanakan tindakan-tindakan kearah mencapai objektif yang dikehendaki.    

 

Dalam kontek organisasi, kuasa secara formalnya diletakkan kepada pemimpin, yang mana kuasa tersebut ditentukan mengikut struktur dan fungsi perjawatan. Namun begitu, terdapat juga kuasa yang tidak semestinya dimiliki oleh individu dari kategori pemimpin bilamana individu tersebut mempunyai pengaruh disebabkan kebolehan atau kedudukannya yang tertentu.   

 

Umumnya, klasifikasi dan punca kuasa yang terdapat di organisasi boleh dibahagi kepada lima kategori berikut:

 

·               Kuasa Otoriti merupakan kuasa legitimate yang dimiliki oleh pemimpin disebabkan otoriti yang terdapat pada peranan dan juga fungsi jawatan yang disandang. Kuasa ini biasanya telah ditetapkan mengikut hiraki struktur perjawatan organisasi. Seorang pengarah misalnya mempunyai kuasa otoriti ke atas subordinat serta kakitangan lain di bawah lini otoritinya. Seorang pegawai kewangan pula mempunyai kuasa otoriti mengenai perkara kewangan di pejabatnya.   

 

Kuasa otoriti boleh dikatakan sebagai rights pemimpin untuk mempraktikkannya, khususnya dalam hal pengurusan yang melibatkan pengarahan dan membuat keputusan. Sebagai contoh, dengan kuasa otoritinya pemimpin boleh bertindak ke atas subordinat supaya melaksanakan sesuatu tugas sebagaimana dikehendakinya. 

 

Memandangkan kuasa otoriti adalah berasaskan jawatan, pemimpin perlu mengakuri kemungkinan bahawa penghormatan orang bawahan terhadapnya mungkin tidak sama setelah tidak lagi memegang jawatan berkenaan. Isu penghormatan ini, disamping faktor personaliti yang lain, sangat bergantung kepada bagaimana pemimpin tersebut telah menggunakan kuasa otoritinya.  

 

·               Kuasa Kepakaran adalah berasaskan kepada pengetahuan dan kebolehan. Ianya merupakan fungsi daripada kapasiti kemahiran dalam sesuatu bidang yang dimiliki oleh individu berbanding dengan orang lain. Oleh itu kuasa ini tidak semestinya terletak pada seseorang dari kategori pemimpin sahaja, malah pada kakitangan lain juga di organisasi.

 

Dengan memiliki pengetahuan serta kemahiran yang tinggi dalam sesuatu bidang menjadikan individu diiktiraf oleh orang lain sebagai mempunyai kuasa kepakaran. Beliau menjadi rujukan oleh pihak atasan, rakan sekerja dan juga orang bawahan dalam perkara yang spesifik kepada kepakarannya apabila diperlukan.

 

Pemilikan kuasa kepakaran ini boleh menjadikan seseorang itu special dan dalam keadaan tertentu boleh digunakan sebagai asas untuk peningkatan karier dan imbuhan yang lebih baik. Bagaimana pun kuasa kepakaran ini amat terserlah bilamana kepakaran individu berkenaan sangat diperlukan. Bila kepakarannya tidak lagi diperlukan, kuasa kepakarannya boleh menjadi beransur pudar.    

 

·               Kuasa Rujukan merupakan potensi pengaruh yang dimiliki oleh individu disebabkan kekuatan hubungannya dengan orang lain di organisasi. Kekuatan hubungan tersebut terbentuk disebabkan rasa hormat dan tertarik oleh orang lain terhadap personaliti individu berkenaan. Pemimpin atau individu yang berkarisma biasanya memiliki kuasa rujukan.

 

Dari satu perspektif lain pula, dikatakan kuasa rujukan ini dimiliki oleh individu disebabkan kedudukan dan hubungannya dengan individu lain yang lebih berpengaruh. Seorang pengurus yang ‘rapat’ dengan pengarah mempunyai peluang yang baik untuk menrekomen kakitangannya dalam aspek penilaian dan kenaikan pangkat. Seorang PA pengarah juga dianggap mempunyai kuasa rujukan dan disegani oleh pegawai dan kakitangan lain disebabkan kedudukan serta hubungan kerjanya dengan pengarah berkenaan. Dalam perspektif demikian kuasa rujukan ini seolah-olah berkait dengan kata-kata: it’s not what you know, but who you know’.   

 

Kuasa rujukan yang bergantung kepada kapasiti interpersonal ini biasanya mengambil masa untuk dibangunkan dan tahapnya berkemungkinan tidak konsisten (turun-naik) terutamanya dalam situasi organisasi yang berubah. 

 

·               Kuasa Ganjaran merupakan potensi untuk mempengaruhi orang lain melalui berbagai sumber yang berbentuk ganjaran. Pemilikan kuasa ini adalah berasaskan kuasa kawalan oleh individu keatas sumber ganjaran tersebut. Umumnya, kuasa ganjaran terletak pada ketua (bahagian, seksyen atau unit pejabat) yang diberi kuasa untuk menilai prestasi kakitangan di bawahnya.

 

Perlaksanaan kuasa ganjaran adalah bertujuan memotivasi kakitangan yang cemerlang dan menjadikannya sebagai contoh kepada yang lain. Antara bentuk ganjaran yang biasa dilaksanakan di organisasi ialah seperti pemberian bonus, kenaikan gaji dan hadiah percutian, atau dalam bentuk pengiktirafan yang lain seperti kenaikan pangkat, anugerah cemerlang, mengetuai sesuatu aktiviti jabatan dan sebagainya.  

 

·               Kuasa Hukuman merupakan potensi untuk mempengaruhi orang lain melalui perlaksanaan tindakan yang berupa hukuman apabila gagal mematuhi sesuatu arahan atau keperluan yang ditetapkan. Sebagaimana juga kuasa otoriti dan kuasa ganjaran, punca kepada kuasa ini adalah berasaskan jawatan dan peranan. Dalam melaksanakan kuasa hukuman, seorang ketua misalnya boleh bertindak seperti menahan kenaikan gaji, mengenakan tindakan disiplin, menurunkan pangkat dan memberhentikan kerja kakitangan sesuai dengan peraturan dan undang-undang yang ditetapkan organisasi.

 

Supaya fungsi kuasa hukuman ini menjadi lebih efisen dan bermakna, ianya perlu dilaksanakan dengan tujuan yang positif seperti membetulkan kesilapan, menggalakkan komitmen pekerja atau memastikan penguatkuasaan sesuatu peraturan. Kesilapan dalam penggunaan kuasa ini boleh menjejaskan motivasi dan disiplin kakitangan.

 

SUNGGUH pun kebanyakan kuasa di organisasi memberikan hak yang membolehkan sesetengah individu mempengaruhi orang lain bagi mendapatkan sokongan (khususnya dalam melaksanakan kerja), namun di zaman manusia berpelajaran dan mempunyai kesedaran yang luas pada masa ini, kuasa sebenar individu, terutamanya para pemimpin, adalah daripada personalitinya. Untuk dihormati dan diberi sokongan oleh orang lain, ianya tidak cukup dengan menggunakan kuasa jawatan dan kemahiran bekerja semata-mata, tetapi mestilah disokong kuat oleh kuasa personaliti yang baik dan boleh dijadikan ikutan.

Advertisements

Organisasi: Kemahiran dan Kualiti Kepimpinan

September 17, 2007

Dalam sesebuah organisasi terdapat banyak aras kepimpinan. Aras kepimpinan ini biasanya ditentukan secara formal berasaskan tanggungjawab, peranan dan fungsi yang telah ditetapkan mengikut hiraki pada struktur perjawatan organisasi berkenaan. Secara mudah, lagi tinggi atau/dan penting fungsi jawatan seseorang, maka lagi tinggilah aras kepimpinannya. Namun begitu, samaada seseorang itu pemimpin atasan, pertengahan atau bawahan, ianya tetap juga seorang pemimpin yang mempunyai pengikut, tanggungjawab dan peranan tertentu yang perlu dilaksanakan dengan sebaiknya.

Setiap pemimpin bertanggungjawab menentukan masa hadapan organisasi. Dalam hal ini, seorang pemimpin boleh diumpamakan seperti kapten kapal yang mengetuai satu misi pelayaran. Kapal sebagai oganisasi, kelasi  sebagai para pengikut (pekerja) dan penumpang pula merupakan pelanggan yang mengharapkan perkhidmatan yang berkualiti. Untuk mempastikan semuanya selamat sampai ke destinasi yang dituju, serta dapat memenuhi hasrat penumpang, kapten perlu melaksanakan tugas-tugas kepimpinan, antaranya seperti menetapkan arah dan laluan yang perlu dilalui serta merancang tindakan-tindakan yang perlu dilaksanakan semasa pelayaran dan pelbagai tindakan alternatif yang akan diambil sekiranya menghadapi masaalah di lautan yang bergelora.

Dengan kata lain, sebagai pemimpin kapten tersebut perlu menentukan visi, misi dan matlamat, serta mempunyai perancangan strategi yang bersesuaian untuk mencapainya. Untuk itu, beliau perlu memiliki kemahiran dan kualiti kepimpinan yang bertepatan supaya dapat merangsang dan mempengaruhi para kelasi melaksanakan setiap tindakan yang dikehendakinya.

Sementara dari aspek kepengikutan pula, para kelasi yang melaksanakan arahan-arahan tadi perlu melihat kapten tersebut sebagai seorang yang berkebolehan serta berkemampuan dalam memimpin mereka. Disini, mereka juga perlu mempunyai keyakinan bahawa kapten tersebut memiliki kemahiran dan kualiti kepimpinan yang bertepatan.

Secara umum, kemahiran kepimpinan boleh dilihat sebagai gandaan daripada empat elemen utama, yang merupakan kebolehan-kebolehan yang perlu dimiliki oleh seseorang pemimpin, iaitu:  

~   Kebolehan menggunakan kuasa dengan efektif dan bertanggungjawab.

~   Kebolehan memahami bahawa manusia memerlukan motivasi yang berbeza pada waktu dan situasi yang berlainan.

~   Kebolehan merangsang para pengikut.

~   Kebolehan bertindak dengan cara yang boleh menerbitkan suasana yang bermotivasi.

Sementara kualiti kepimpinan pula (spt. dinyatakan oleh Warren Bennis – The Leadership Advantage, 1999) boleh dilihat sebagai gabungan daripada tujuh elemen utama, yang merupakan attribut yang diperlukan pada seseorang pemimpin. Ringkasnya, tujuh elemen tersebut adalah:   

~   Technical competence –  kepakaran dalam aktiviti / perniagaan organisasi.     

~   Conceptual skill- fasiliti bagi pemikiran yang abstrak atau strategik.

~   Track record –  latarbelakang pengalaman dan kejayaan masa lalu. 

~   People skills-  kebolehan berkomunikasi, memotivasi dan mendelegasi.

~   Taste –  kebolehan mengenalpasti dan membangunkan bakat.

~   Judgement – kebolehan membuat keputusan yang sukar dalam masa yang singkat dengan menggunakan maklumat yang terhad.

~   Character –  kualiti yang mencerminkan siapakah pemimpin tersebut.

 

 

 

Sesungguhnya, kemahiran dan kualiti kepimpinan adalah antara ramuan yang perlu dimiliki oleh setiap pemimpin. Melaluinya, pemimpin bukan sahaja berkebolehan memimpin, tetapi yang lebih penting ialah kepimpinan pemimpin tersebut diyakini serta diiktiraf oleh para pengikutnya, malah warga organisasi keseluruhannya.