Klasifikasi & Punca Kuasa di Organisasi

(Seorang pembaca blog ini bertanyakan mengenai kuasa-kuasa yang terdapat di organisasi. Untuk itu, saya tulis secara ringkas dengan memberikannya dalam bentuk klasifikasi dan punca kuasa-kuasa tersebut)   

 

MENYENTUH mengenai kuasa, ianya sering dikaitkan dengan pengaruh kepimpinan seseorang pemimpin.  Ini adalah kerana kuasa boleh diterjemahkan sebagai pengaruh, dan kepimpinan pula melibatkan pemimpin menggunakan pengaruh ke atas pengikut.

 

Untuk berjaya dalam kepimpinan, pemimpin mestilah bijak menggunakan pengaruh tersebut. Pemimpin perlu menunjukkan bahawa dia mempunyai kuasa tertentu supaya berjaya menguasai kepercayaan pengikut terhadapnya. Seterusnya, pemimpin perlu berkebolehan dalam memotivasi pengikut untuk melaksanakan tindakan-tindakan kearah mencapai objektif yang dikehendaki.    

 

Dalam kontek organisasi, kuasa secara formalnya diletakkan kepada pemimpin, yang mana kuasa tersebut ditentukan mengikut struktur dan fungsi perjawatan. Namun begitu, terdapat juga kuasa yang tidak semestinya dimiliki oleh individu dari kategori pemimpin bilamana individu tersebut mempunyai pengaruh disebabkan kebolehan atau kedudukannya yang tertentu.   

 

Umumnya, klasifikasi dan punca kuasa yang terdapat di organisasi boleh dibahagi kepada lima kategori berikut:

 

·               Kuasa Otoriti merupakan kuasa legitimate yang dimiliki oleh pemimpin disebabkan otoriti yang terdapat pada peranan dan juga fungsi jawatan yang disandang. Kuasa ini biasanya telah ditetapkan mengikut hiraki struktur perjawatan organisasi. Seorang pengarah misalnya mempunyai kuasa otoriti ke atas subordinat serta kakitangan lain di bawah lini otoritinya. Seorang pegawai kewangan pula mempunyai kuasa otoriti mengenai perkara kewangan di pejabatnya.   

 

Kuasa otoriti boleh dikatakan sebagai rights pemimpin untuk mempraktikkannya, khususnya dalam hal pengurusan yang melibatkan pengarahan dan membuat keputusan. Sebagai contoh, dengan kuasa otoritinya pemimpin boleh bertindak ke atas subordinat supaya melaksanakan sesuatu tugas sebagaimana dikehendakinya. 

 

Memandangkan kuasa otoriti adalah berasaskan jawatan, pemimpin perlu mengakuri kemungkinan bahawa penghormatan orang bawahan terhadapnya mungkin tidak sama setelah tidak lagi memegang jawatan berkenaan. Isu penghormatan ini, disamping faktor personaliti yang lain, sangat bergantung kepada bagaimana pemimpin tersebut telah menggunakan kuasa otoritinya.  

 

·               Kuasa Kepakaran adalah berasaskan kepada pengetahuan dan kebolehan. Ianya merupakan fungsi daripada kapasiti kemahiran dalam sesuatu bidang yang dimiliki oleh individu berbanding dengan orang lain. Oleh itu kuasa ini tidak semestinya terletak pada seseorang dari kategori pemimpin sahaja, malah pada kakitangan lain juga di organisasi.

 

Dengan memiliki pengetahuan serta kemahiran yang tinggi dalam sesuatu bidang menjadikan individu diiktiraf oleh orang lain sebagai mempunyai kuasa kepakaran. Beliau menjadi rujukan oleh pihak atasan, rakan sekerja dan juga orang bawahan dalam perkara yang spesifik kepada kepakarannya apabila diperlukan.

 

Pemilikan kuasa kepakaran ini boleh menjadikan seseorang itu special dan dalam keadaan tertentu boleh digunakan sebagai asas untuk peningkatan karier dan imbuhan yang lebih baik. Bagaimana pun kuasa kepakaran ini amat terserlah bilamana kepakaran individu berkenaan sangat diperlukan. Bila kepakarannya tidak lagi diperlukan, kuasa kepakarannya boleh menjadi beransur pudar.    

 

·               Kuasa Rujukan merupakan potensi pengaruh yang dimiliki oleh individu disebabkan kekuatan hubungannya dengan orang lain di organisasi. Kekuatan hubungan tersebut terbentuk disebabkan rasa hormat dan tertarik oleh orang lain terhadap personaliti individu berkenaan. Pemimpin atau individu yang berkarisma biasanya memiliki kuasa rujukan.

 

Dari satu perspektif lain pula, dikatakan kuasa rujukan ini dimiliki oleh individu disebabkan kedudukan dan hubungannya dengan individu lain yang lebih berpengaruh. Seorang pengurus yang ‘rapat’ dengan pengarah mempunyai peluang yang baik untuk menrekomen kakitangannya dalam aspek penilaian dan kenaikan pangkat. Seorang PA pengarah juga dianggap mempunyai kuasa rujukan dan disegani oleh pegawai dan kakitangan lain disebabkan kedudukan serta hubungan kerjanya dengan pengarah berkenaan. Dalam perspektif demikian kuasa rujukan ini seolah-olah berkait dengan kata-kata: it’s not what you know, but who you know’.   

 

Kuasa rujukan yang bergantung kepada kapasiti interpersonal ini biasanya mengambil masa untuk dibangunkan dan tahapnya berkemungkinan tidak konsisten (turun-naik) terutamanya dalam situasi organisasi yang berubah. 

 

·               Kuasa Ganjaran merupakan potensi untuk mempengaruhi orang lain melalui berbagai sumber yang berbentuk ganjaran. Pemilikan kuasa ini adalah berasaskan kuasa kawalan oleh individu keatas sumber ganjaran tersebut. Umumnya, kuasa ganjaran terletak pada ketua (bahagian, seksyen atau unit pejabat) yang diberi kuasa untuk menilai prestasi kakitangan di bawahnya.

 

Perlaksanaan kuasa ganjaran adalah bertujuan memotivasi kakitangan yang cemerlang dan menjadikannya sebagai contoh kepada yang lain. Antara bentuk ganjaran yang biasa dilaksanakan di organisasi ialah seperti pemberian bonus, kenaikan gaji dan hadiah percutian, atau dalam bentuk pengiktirafan yang lain seperti kenaikan pangkat, anugerah cemerlang, mengetuai sesuatu aktiviti jabatan dan sebagainya.  

 

·               Kuasa Hukuman merupakan potensi untuk mempengaruhi orang lain melalui perlaksanaan tindakan yang berupa hukuman apabila gagal mematuhi sesuatu arahan atau keperluan yang ditetapkan. Sebagaimana juga kuasa otoriti dan kuasa ganjaran, punca kepada kuasa ini adalah berasaskan jawatan dan peranan. Dalam melaksanakan kuasa hukuman, seorang ketua misalnya boleh bertindak seperti menahan kenaikan gaji, mengenakan tindakan disiplin, menurunkan pangkat dan memberhentikan kerja kakitangan sesuai dengan peraturan dan undang-undang yang ditetapkan organisasi.

 

Supaya fungsi kuasa hukuman ini menjadi lebih efisen dan bermakna, ianya perlu dilaksanakan dengan tujuan yang positif seperti membetulkan kesilapan, menggalakkan komitmen pekerja atau memastikan penguatkuasaan sesuatu peraturan. Kesilapan dalam penggunaan kuasa ini boleh menjejaskan motivasi dan disiplin kakitangan.

 

SUNGGUH pun kebanyakan kuasa di organisasi memberikan hak yang membolehkan sesetengah individu mempengaruhi orang lain bagi mendapatkan sokongan (khususnya dalam melaksanakan kerja), namun di zaman manusia berpelajaran dan mempunyai kesedaran yang luas pada masa ini, kuasa sebenar individu, terutamanya para pemimpin, adalah daripada personalitinya. Untuk dihormati dan diberi sokongan oleh orang lain, ianya tidak cukup dengan menggunakan kuasa jawatan dan kemahiran bekerja semata-mata, tetapi mestilah disokong kuat oleh kuasa personaliti yang baik dan boleh dijadikan ikutan.

Strategi Blue Ocean

        

“Our challenge is to build a sustainable economy based on innovation and quality in a world where high volume, low quality goods and services will always undercut us on price.”

”The ‘Blue Ocean Strategy’ was an appropriate and timely system that can be adopted by local companies as it directly addressed the issue of expanding market share via innovation and value creation and without having to incur competition like in the existing markets or ‘Red Ocean’.”

”I would like to see more Malaysian companies taking their business into uncharted waters without having to deviate too much from their existing business and expertise.”

 

—— [Petikan ucapan Datuk Sri Najib Tun Razak, Timbalan Perdana Menteri Malaysia semasa perasmian Permodalan Nasional Bhd (PNB) International Lectures di K. Lumpur, sebagaimana laporan BERNAMA, pada 22 April 2008. Antara speaker diketengahkan ialah Prof W.Chan Kim – salah seorang penulis buku Blue Ocean Strategy].

 

PETIKAN ucapan tersebut memperlihatkan saranan Datuk Sri Najib agar usahawan di Malaysia mengambil pendekatan strategi blue ocean dalam mengejar kejayaan dan mencapai objektif perniagaan mereka.

 

Saya mula mendengar tentang Blue Ocean Strategy (BOS)  ini pada tahun 2006, namun telah lupa tentangnya. Membaca berita oleh BERNAMA tersebut menggerakkan saya mencari semula maklumat tentang strategi yang dikatakan telah banyak memberi kejayaan kepada syarikat yang mempraktik strateginya. Sebagai perkongsian maklumat, dikemukakan di sini secara ringkas mengenai strategi berkenaan.

 

Latarbelakang Blue Ocean Strategy

•          BOS telah dikemukakan di dalam buku bertajuk Blue Ocean Strategy yang diterbitkan pada tahun 2005. Buku ini adalah hasil tulisan bersama W.Chan Kim and Renée Mauborgne, dua orang profesor strategi & pengurusan di INSTEAD, France. Pada tahun pertama cetakannya buku ini telah mencatat jualan lebih sejuta naskhah, dan kini diterjemah dalam 41 bahasa.

•          Kandungan buku BOS memaparkan hasil penyelidikan penulisnya yang memakan masa lebih 15 tahun disamping artikel-artikel dari Harvard Business Review dan akademik lainnya dalam berbagai dimensi yang berkaitan.

•          Rumusan kepada BOS diperolehi melalui kajian terhadap 150 tindakan strategik oleh lebih 30 industri dalam tempoh 120 tahun (sekitar 1880 – 2000). Analisa terhadap strategi syarikat yang berjaya berbanding pesaing mereka yang kurang / tidak berjaya telah dilakukan bagi mendapatkan convergence & divergence yang memberikan faktor penentu kejayaan serta pembezaan di kalangan mereka.

•          Sebelum diterbitkan dalam bentuk buku, hasil penyelidikan Kim dan Mauborgne tersebut telah disiarkan dari masa kemasa dalam  Harvard Business Review mulai tahun 1997. Malah nama Blue Ocean Strategy telah dikemukakan melalui artikel mereka pada tahun 2004.

 

Konsep Blue Ocean Strategy

 

Strategi ini mempromosi pendekatan yang sistematik kearah membina perniagaan dalam persekitaran pasaran yang belum dikenalpasti oleh para pesaing. Dengan demikian, ianya dapat mengelakkan persaingan yang ketara dikalangan syarikat di sesebuah industri sebagaimana yang lazimnya berlaku pada hari ini. Dengan kata lain, BOS memberikan strategi alternatif di mana persaingan adalah tidak releven.

 

Untuk memperjelaskan BOS, metafora red oceans dan blue oceans yang mewakili dua situasi pasaran yang berbeza telah dikemukakan oleh penulisnya seperti berikut:

-  Red oceans menggambarkan realiti kesemua industri masakini yang mana strukturnya adalah nyata dan diketahui. Di sini, syarikat saling bersaing di antara mereka bagi memiliki kelebihan kompetitif. Oleh kerana demand pasaran berada dalam ruang dan sempadan industri yang tetap dan terhad, maka kejayaan satu syarikat meningkatkan bahagian pasarannya, bererti ia telah mengurangkan bahagian syarikat lain. Dengan kata lain, kondisi persaingan adalah zero-sum-game, iaitu keuntungan yang dicipta oleh sesebuah syarikat adalah melalui kerugian syarikat yang lain. Akhirnya, apabila industri terlalu crowded dan persaingan terlalu ketara / sengit, maka red oceans akan bertukar menjadi bloody.

-  Blue oceans pula merupakan analogi kepada ruang pasaran yang lebih luas dan berpotensi. Ianya menggambarkan semua industri yang belum wujud pada masakini, di mana struktur dan sempadan pasaran belum diketahui dan belum diterokai oleh pesaing. Bagi memasuki blue ocean, syarikat perlu mencipta demand yang belum wujud, bukannya bersaing merebut demand yang sediaada. Oleh itu, di blue ocean persaingan dikatakan tidak releven kerana struktur dan strategi perniagaan bakal ditentukan oleh syarikat.

Kemuncak kepada idea yang dikemukakan oleh BOS ialah: Untuk mencapai dan mengekalkan prestasi yang tinggi, syarikat perlu menjana momentum khususnya dalam aspek value innovation. Inovasi ini mestilah berterusan samaada pada syarikat sendiri mahupun pada produk yang disampaikan kepada pengguna. Sehubungannya, BOS mengemukakan kelengkapan, metodologi dan rangka-kerja bagi membentuk dan melaksanakan strategi dengan lebih sistematik dan berkesan.

 

Kritikan

 

Di sebalik kenyataan penulisnya tentang kejayaan syarikat-syarikat yang menggunapakai BOS (seperti Cirque du Soleil, Netjets, Southwest dll.), terdapat juga kritikan yang mempertikaikan strategi ini. Di antara kritikan tersebut ialah: Idea yang dikemukakan oleh BOS bukanlah sesuatu yang baru; Samaada idea tersebut hanyalah descriptive bukannya prescriptive, dan; Sesetengah hipotesis yang membawa kepada rumusan idea dalam BOS diperolehi melalui skop kajian yang tidak cukup meluas.

 

WALAU apa pun senarionya, idea yang dikemukakan oleh BOS tetap menjadi alternatif kepada setiap perniagaan yang berinovatif.  Usahawan, samaada di Malaysia mahupun di mana sahaja, boleh menilai dan membuat keputusan untuk mengambil faedah daripada BOS. Kata-kata Professor D. Quinn Mills dari Harvard Business School ini mungkin boleh dijadikan dorongan: “BOS was a concept that embodied entrepreneurship and innovation. It’s about creative ideas and the desire to do things faster and cheaper, possibly through technological advances or other means to expand existing business and/or capture demand in un-met or un-served markets.”

 

 

 

Strategi Pemasaran 4P (+3P)

DALAM aktiviti memasarkan produk, pemasar membuat keputusan dan menggunakan berbagai kaedah untuk mendapatkan respon positif daripada pelanggan sasaran. Jerome McCarthy telah mengklasifikasikan kebanyakan kaedah tersebut kepada empat group utama iaitu Product, Price, Place & Promotion  yang merupakan Bauran Pemasaran yang biasa digunakan oleh pemasar. Bauran ini juga biasa disebut sebagai strategi pemasaran 4P.    

 

Untuk mencapai objektif pemasaran melalui strategi 4P, pemasar perlu memanipulasi dengan cara yang paling efektif di antara variables yang terdapat dalam bauran pemasaran tersebut supaya menghasilkan respon yang optima di kalangan pelanggan sasaran.

 

Secara ringkas, antara variables yang dimaksudkan bagi setiap P berkenaan ialah:

 

Product	Price	Place	Promotion
- Variety - Quality - Design - Features - Brand name - Packaging - Sizes - Service/support      - Returns/benefits - Warranties	- List price - Discounts - Allowances - Payment period - Credit terms	- Channel - Coverage - Assortments - Location - Inventory - Logistics - Service level	- Sale promotion - Advertisement - Personal selling - Public relations - Message - Media - Budget

 

 

  Product: Di era pemasaran yang banyak persaingan pada masa ini, keupayaan mengemukakan produk yang lebih kompetitif sangat penting sebagai strategi pemasaran. Melalui penggunaan teknologi dan kepakaran yang tinggi, pengeluar boleh menghasilkan produk yang berkualiti, namun untuk memiliki kelebihan kompetitif dikalangan pesaing, ianya memerlukan berbagai inisiatif tambahan oleh pemasar.

 

Asasnya, isu terpenting mengenai produk ialah ianya perlu menetapi keperluan, kemahuan dan harapan pengguna. Di sini, faktor-faktor lain selain kualiti seperti variety untuk pilihan, kesesuaian rekabentuk, kaedah pembungkusan, faedah penggunaan, serta berbagai attribute daripada produk patut diambilkira untuk menarik perhatian pelanggan.    

 

Di peringkat awalnya, strategi produk menghendaki pemasar menganalisa persekitaran pasaran seperti demand, persaingan dan pertumbuhan serta mengukurnya dengan keupayaan yang ada. Pemasar juga perlu menjangkakan perubahan dan pelbagai situasi luar kawalan dan menyediakan alternatif tindakan yang wajar. Analisa melalui kaedah tertentu (spt.  PEST, SWOT dll.) boleh membantu dalam menyediakan maklumat awalan. Seterusnya, setelah produk diterima di pasaran, pemasar perlu pula mengadakan berbagai insentif untuk menjadikan sebab mengapa pengguna perlu kekal menggunakan produk yang ditawarkan.

 

  Price: Umumnya, menjadi fahaman bahawa harga melambangkan kualiti produk. Tetapi, dalam realiti pemasaran fakta tersebut tidak semestinya betul untuk dijadikan asas perletakan harga yang strategik.

 

Strategi penetapan harga menjadi penting di atas kesedaran pemasar bahawa faktor harga berperanan dalam mempengaruhi pengguna untuk membeli dan kekal sebagai pelanggan sesuatu produk. Di masa yang sama penetapan harga mesti berasaskan kepada objektif yang hendak dicapai daripada pemasaran itu sendiri. Samaada memperkenalkan produk baru ke pasaran, memasuki segmen baru pasaran, menstabil harga atau menandingi harga pesaing, jualan penghabisan stok, jualan produk yang spesifik, dsb., strategi harga sepatutnya mempunyai kriteria yang berbeza.

 

Kepada pemasar, harga merupakan kaedah meghasilkan pendapatan dan mencipta keuntungan. Kepada pembeli pula ianya melibatkan aspek seperti kemampuan membeli, berpatutan dan berfaedah. Insentif lain seperti diskaun, jumlah ansuran dan tempuh bayaran dapat mempengaruhi minat pengguna untuk membeli produk.     .  

 

  Place. Strategi penempatan memberi penekanan kepada aspek saluran pengedaran produk yang berfungsi menyampaikan produk kepada pengguna sasaran. Ianya melibatkan aktiviti perkhidmatan seperti transaksi, inventori, lojistik dan kelengkapan fasiliti. Disamping itu, strategi ini juga perlu mengambilkira faktor liputan pengedaran dan kebolehan kakitangan serta tahap perkhidmatan mereka.

.

Menawarkan produk yang betul, di tempat/lokasi yang betul dan pada masa yang betul, adalah tujuan kepada strategi ini. Kesemua ini sangat bergantung kepada keberkesanan saluran-saluran  pengedaran yang ditetapkan. Bagaimana produk ditempatkan di kalangan pengguna, begitu jugalah penerimaan mereka.  

 

  Promotion. Terdapat juga anggapan bahawa produk yang berkualiti akan terjual dengan sendirinya. Tetapi, dalam strategi mempromosi, pemasar melaksanakan aktiviti memperkenalkan produk yang hendak ditawarkan kepada pengguna. Dalam usaha tersebut berbagai kaedah promosi perlu dilaksanakan agar pengguna mengetahui, memahami dan seterusnya membuat keputusan untuk menggunakan produk.  Tanpa aktiviti promosi, pemasaran produk yang berkualiti sekalipun tidak menjadi aktif dan industri sukar memperoleh tahap kompetitif yang dikehendaki di pasaran.   

 

Untuk menarik pengguna membeli produk bukannya tugas yang mudah. Mereka perlu dipengaruhi, bukan setakat di perkenal sahaja. Mereka perlu diberi kesedaran hingga mereka merasa perlu untuk membeli produk yang ditawarkan.

 

Pengiklanan melalui media massa utama, antara kaedah mempromosi yang termahal, menjadi pilihan industri yang berkemampuan. Walaupun tahap keberkesanannya agak sukar diukur, tetapi yang lebih penting di sini adalah faktor penyebaran maklumat produk yang meluas. Di samping pengiklanan, kaedah promosi yang lain-lain boleh digunakan, samaada serentak mahupun berasingan, bersesuaian dengan objektif pemasaran serta faktor-faktor seperti kos, peluang dan kebolehan berinteraksi yang lebih terbuka dengan pelanggan.  .

 

 

Sementara itu, sebagai tambahan kepada 4P di atas, Booms & Bitner telah menambah 3P lagi kepada bauran sediaada iaitu People, Process dan Physical Evidence.  Penerangan ringkas kepada 3P tambahan ini adalah seperti berikut:

 

People: Faktor manusia (yang terlibat secara langsung & tidak langsung) dalam aktiviti penyampaian produk di pasaran tidak patut dikecualikan. Peranan kakitangan yang menjalankan pelbagai aktiviti berkaitan pemasaran perlu dijadikan sebagai strategi. Oleh itu inisiatif dari aspek kebolehan, kemampuan dan kepakaran para pekerja dan pihak pengurusan di industri perlu juga di beri perhatian dalam strategi meningkatkan keupayaan pemasaran.

 

Process: Proses / aliran kerja termasuk arahan dan prosedur yang bertepatan bagi setiap aktiviti merupakan elemen yang akan menentukan keberkesanan dan kejayaan pemasaran. Oleh itu, ianya juga adalah inisiatif yang strategik sesebuah industri untuk memasukkan unsur ‘process’ ini kedalam strategi pemasarannya.

 

 Physical Evidence: Kebolehan dan keupayaan industri dalam penyampaian perkhidmatan mestilah dipadankan bersesuaian dengan persekitaran pasaran di mana perkhidmatan diberikan. Ini akan meningkatkan lagi keberkesanan dalam berkomunikasi dan melaksanakan penyampaian produk, khasnya dalam aspek kepuasan kepada pengguna sasaran.

 

 

STRATEGI pemasaran 4 P boleh dikatakan sebagai tindakan empat serangkai oleh pemasar untuk menawarkan produk kepada pelanggan sasaran dengan cara yang lebih efektif. Sementara tambahan 3P lagi kepada bauran tersebut adalah sebagai pelengkap yang khususnya disarankan bagi industri yang menawarkan produk jenis perkhidmatan/servis.